Opsin Optics en uw privacy

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Opsin Optics is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Opsin Optics is gevestigd te Xavier De Buestraat 29, 1190 Ukkel en staat ingeschreven onder het nummer 1001.854.305.

Wanneer verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens?

Winkelen bij Opsin Optics

Wanneer u zelf informatie verstrekt in de winkel of in de webshop bij een aankoop, klantregistratie, oogtest, onderzoek of promotionele actie verwerkt Opsin Optics uiteraard deze informatie in haar systeem. Hieronder leest u welke persoonsgegevens Opsin Optics verwerkt in geval van aankoop, klantregistratie, oog- of gehoortest, of een promotionele actie:

• naam, adres, postcode en woonplaats;

• telefoonnummer;

• e-mailadres;

• woonland;

• geslacht;

• titel;

• geboortedatum;

• soort bankaccount;

• bankrekeningnummer;

• betalingen (wettelijke verplichting in verband met boekhouding);

• aankoophistorie;

• verleende kortingen;

• aantekeningen van klachten en/of gesprekken;

• klantnummers;

• bij het declareren met de zorgverzekeraar: verzekeringsgegevens, wij verwerken uw verzekeringsgegevens (type polis, looptijd en verzekeraar) om te kunnen declareren en om u te informeren als u in aanmerking komt voor een nieuw (verzekerbaar) product;

• bij het declareren met de zorgverzekeraar: BSN, verwerking van uw BSN is vereist om te kunnen declareren bij uw verzekeraar;

• bij het uitvoeren van een oog- of gehoortest: gezondheidsgegevens, zoals bijzonderheden van de door uw gezondheidsdeskundige of arts aan u voorgeschreven recepten die nodig zijn om een oog- of gehoortest uit te voeren en/of gegevens die uit oog- of gehoortesten zijn voortgekomen.

Soms hangen wij beveiligingscamera’s op in de winkel. Het gaat daarbij om het tegengaan van winkeldiefstal. Overal waar Opsin Optics cameratoezicht heeft ingesteld hangen stickers op de winkeldeur die dat kenbaar maken. We gebruiken de beelden alleen naar aanleiding van incidenten om de aard van de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren. Een medewerker van onze interne veiligheidsdienst en/of een daartoe bevoegde opsporingsambtenaar van de politie bekijkt bij een incident de beelden terug. Voor de bewaartermijn van de video verwijzen wij u naar het kopje bewaartermijnen.

Bezoek aan de website

Wanneer u onze website bezoekt verzamelen wij persoonsgegevens over het websitebezoek. Deze gegevens omvatten de naam van uw internetdienstverlener, IP nummer, de website vanwaar u ons bezoekt, de websites(pagina’s) die u effectief bezoekt en de duur van uw bezoek. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u naar onze cookiestatement. 

Een vraag stellen of een klacht indienen

Wanneer u contact opneemt met onze klantenservice, verwerken we uw gegevens voor het afhandelen van uw vraag of klacht. Deze gegevens omvatten de inhoud van uw vraag of klacht, uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en/of e-mailadres. Opsin Optics kan ook een klantnummer vragen, waaruit wij de hiervoor genoemde informatie kunnen afleiden. Uw vraag of klacht registreren we in een klantenservice-databank.

Als u communiceert via social media

De kans bestaat dat u actief bent op (verschillende) social media platforms, zoals X, YouTube, Facebook en WhatsApp. Wanneer u met ons communiceert via social media (bijvoorbeeld wanneer u commentaar plaatst, media uploadt, een persoonlijke boodschap verzendt of fan van ons wordt door op de "Like" knop te klikken) ontvangen wij persoonlijke informatie over u (zoals uw (gebruikers)naam, uw profielfoto, uw woonplaats, uw e-mailadres en uw geslacht). Wij gebruiken de ontvangen gegevens om zo goed mogelijk op u te reageren, en slaan daarvoor de gegevens die wij ontvangen ook op bij de andere gegevens die we over u hebben. Hierdoor kunnen we u ook op een later moment persoonlijker te woord staan.

Wanneer u social mediapagina's bezoekt (of in het bijzonder als u er commentaar op plaatst) kan het zijn dat wij of door ons ingeschakelde derde dienstverleners, gegevens over uw social media gebruik verzamelen. Deze gegevens verwerkt Opsin Optics om uw gedrag en de mogelijke voorkeuren van u beter te begrijpen. Voor meer informatie verwijst Opsin Optics naar het cookiestatement.

Naast dit Privacy Statement zijn het privacybeleid, de gebruiksvoorwaarden en andere verklaringen van de betreffende social media platforms van toepassing. Wij raden u aan om die gebruiksvoorwaarden en verklaringen goed te lezen. Deze kunnen afwijken van het Privacy Statement van Opsin Optics. Bovendien heeft Opsin Optics geen invloed op wat die social media platforms doen met uw gegevens, zodat Opsin Optics hier ook geen verantwoordelijkheid voor draagt.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

Wij willen u graag goed van dienst zijn. Om ervoor te zorgen dat u gebruik kunt maken van onze producten en diensten hebben we uw persoonsgegevens nodig. Deze persoonsgegevens gebruiken we om onze diensten en producten te leveren en te factureren en om bestellingen af te handelen en u te informeren over het verloop daarvan.

Naast het aangaan en uitvoeren van onze dienstverlening verwerken wij ook gegevens voor de hieronder genoemde doeleinden:

• verbetering van onze dienstverlening – wij gebruiken uw persoonsgegevens om te onderzoeken hoe we u nog beter van dienst kunnen zijn en om nieuwe producten en diensten te kunnen ontwikkelen;

• verbetering van onze website en applicaties – om onze website constant te kunnen blijven verbeteren houden wij (persoons)gegevens bij over het gebruik van onze website;

• klantenservice – wij verwerken persoonsgegevens zodat wij de service kunnen verlenen die u van ons gewend bent, om klachten op te lossen en af te handelen en om vragen te beantwoorden;

• relatiebeheer en marketing - in het kader van onze marketingactiviteiten en relatiebeheer maken wij gebruik van profilering. Onder profilering wordt verstaan elke vorm van geautomatiseerde gegevensverwerking waarbij we bepaalde persoonlijke aspecten van u analyseren om onder andere uw persoonlijke voorkeuren, interesses, gedrag en economische situatie te voorspellen. We maken hiervoor onder andere gebruik van cookiegegevens, accountgegevens en gegevens van andere partijen, voor zover u die andere partijen daar toestemming voor hebt gegeven. Wij zullen deze profilering gebruiken voor direct marketing activiteiten. U hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen persoonlijke direct marketing of commerciële activiteiten gebaseerd op de profilering die deel uitmaakt van deze activiteiten.

• product recall – wanneer er onverhoopt iets mis is met een product dat wij hebben verkocht en wij dit product willen terugroepen, dan kunnen wij naast het plaatsen van persberichten in het belang van uw welzijn ook rechtstreeks contact met u opnemen;

• klanttevredenheidsonderzoek – wij zijn benieuwd wat klanten van onze producten en dienstverlening vinden. Daarom nodigen we u soms uit om deel te nemen aan een klanttevredenheidsonderzoek. Deelname hieraan is vrijwillig;

• fraudepreventie – soms is het nodig om persoonsgegevens te verwerken om fraude te onderzoeken, te voorkomen en tegen te gaan;

• declareren aan verzekeraars – indien u een verzekering hebt afgesloten voor bijvoorbeeld de aanschaf van een bril, vergoeding van lenzen of het aanschaffen van een gehoorapparaat, kan Opsin Optics namens u declareren bij de verzekeraar;

• terugbetalen aanschafbedrag – u hebt een recht om onder voorwaarden een product te retourneren en de aanschafwaarde terug te krijgen. Om het bedrag terug te kunnen betalen verwerken wij uw bankrekeningnummer;

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen – de mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een publiekrechtelijke taak.

Welke wettelijke grond hebben wij daarvoor?

Wij verwerken alleen uw persoonsgegevens op basis van één van de volgende wettelijke gronden:

• uitvoering van een overeenkomst of het op uw verzoek treffen van maatregelen ter voorbereiding op een overeenkomst. Wanneer u een product of dienst bij ons afneemt, dan verwerken wij uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor het leveren van het product of de dienst. Opsin Optics verwerkt ook persoonsgegevens in de voorbereiding op het leveren van het product of de dienst. Denk hier bijvoorbeeld aan het registreren van uw naam voor het maken van een afspraak voor een oogmeting of het versturen van een herinnering;

• wettelijke verplichting – in voorkomend geval verwerken wij persoonsgegevens als wij daar wettelijk toe verplicht zijn;

• toestemming – voor sommige verwerkingen vragen wij uw toestemming. Als u deze toestemming hebt verleend, dan kunt u deze te allen tijde ook weer (op dezelfde wijze of door een bericht te sturen aan privacy@opsinoptics.nl) intrekken;

• gerechtvaardigd belang – in bepaalde gevallen verwerken we uw persoonsgegevens omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Dat doen wij alleen als we daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Opsin Optics hanteert de grondslag gerechtvaardigd belang voor het verwerken van persoonsgegevens bij direct marketing, waaronder het opstellen van een klantprofiel om u gerichte en concrete aanbiedingen te kunnen doen. Opsin Optics gebruikt voor het samenstellen van een klantprofiel gegevens omtrent uw (recente) aankoophistorie, (beperkte) verzekeringsinformatie (wanneer komt u weer in aanmerking voor een nieuwe vergoeding en hoeveel moet u bijbetalen als u een nieuwe bril wil kopen?), bezoekgedrag op onze website en klikgedrag in onze e-mails.

Daarnaast hanteert Opsin Optics de grondslag gerechtvaardigd belang voor het cameratoezicht zoals hiervoor uitgelegd. Het belang van de veiligheid van onze medewerkers en klanten weegt in dit geval op tegen het belang van degene die door de camera gefilmd worden.

Hoe gaan wij om met persoonsgegevens van minderjarigen?

Bezoekers van de website die jonger zijn dan 16 jaar mogen slechts persoonsgegevens via de website aan Opsin Optics verstrekken, als zij daarvoor toestemming hebben gekregen van hun wettelijke vertegenwoordiger, die kennis heeft genomen van dit Privacy Statement.

Welke derde partijen schakelen wij in die persoonsgegevens namens ons verwerken?

Soms delen wij uw persoonsgegevens met derden. Bijvoorbeeld met uw verzekeringsmaatschappij die (een deel van) de aanschafwaarde van uw product vergoedt.

Wij maken verder gebruik van derde partijen die ons ondersteunen bij het leveren van het door u afgenomen product of dienst en om die reden worden uw persoonsgegevens met deze derde partijen gedeeld. Uiteraard maken wij met deze partijen goede afspraken over de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Zo werken wij samen met ICT dienstverleners die onze systemen onderhouden of hostingdiensten leveren. Ook gebruiken wij diensten van derde partijen voor het fabriceren en leveren van producten. Tenslotte kunt u denken aan partijen die wij inschakelen voor het verzenden van commerciële boodschappen en het bezorgen van pakketten.

Wij maken afspraken over de beveiliging van uw persoonsgegevens die wij bij een derde partij laten verwerken. Als wij voor onze diensten een externe partij inschakelen die voor ons persoonsgegevens verwerkt, dan zorgen wij ervoor dat deze partij ook aan onze beveiligingseisen voldoet. Dit doen wij door middel van het sluiten van een zogeheten 'verwerkersovereenkomst' waarin wij onder meer afspraken vastleggen over de te nemen beveiligingsmaatregelen en over het gebruik van de persoonsgegevens. Als u precies wilt weten welke derde partijen wij allemaal inschakelen kunt u ons een verzoek daartoe sturen.

Aangezien Opsin Optics samenwerkt met diverse derde partijen heeft Opsin Optics gekozen niet al deze bedrijven specifiek te benoemen in dit Privacy Statement. Opsin Optics maakt geen geheim van de bedrijven die zij inschakelt. Een lijst van door ons ingeschakelde derde partijen is op te vragen bij Opsin Optics via privacy@opsinoptics.be

Verwerken wij persoonsgegevens buiten de EU/EER?

Soms geven wij uw gegevens door aan partijen buiten de EER. Bijvoorbeeld omdat wij samenwerken met partners en producenten die buiten de EER gevestigd zijn. Wij geven persoonsgegevens uitsluitend door aan partijen buiten de EER als een passend beveiligingsniveau is gewaarborgd.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om persoonsgegevens langer te bewaren. Concrete bewaartermijnen die wij hanteren zijn:

1. Voor (medische) gegevens (zoals resultaten van oogmetingen en gehoortesten) die zijn verwerkt op basis van de Code van Medische deontologie geldt een wettelijke termijn van 30 jaar;

2. Voor fiscale documenten, waaronder facturen, geldt een wettelijke termijn van 7 jaar;

3. Voor camerabeelden: maximaal 4 weken, tenzij een incident heeft plaatsgevonden. In dat geval bewaart Opsin Optics de camerabeelden tot het incident is afgehandeld.

4. Voor marketingdoeleinden: tot 3 jaar na het laatste contact met Opsin Optics, tenzij eerder aangegeven geen marketingcommunicatie meer te willen ontvangen. In dat geval worden gegevens onmiddellijk verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een andere wettelijke verplichting geldt.

Hoe bewaken wij uw privacy?

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies of diefstal. Wij hebben intern procedures en regels opgesteld om ervoor te zorgen dat er een passend beveiligingsniveau van toepassing is. Onze medewerkers hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens als dit strikt noodzakelijk is.

Welke rechten heeft u?

Als gevolg van het verwerken van uw persoonsgegevens door Opsin Optics heeft u een aantal rechten. U kunt Opsin Optics met redelijke tussenpozen kosteloos vragen om inzicht te geven in alle persoonsgegevens die wij verwerken. Verder kunt u Opsin Optics vragen deze persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te wijzigen, af te schermen of te verwijderen. Daarnaast kunt u aan Opsin Optics vragen de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een bestand te zetten en aan u of – op uw verzoek - aan een andere partij door te sturen. Ook heeft u het recht Opsin Optics te verzoeken om tijdelijk uw persoonsgegevens niet te verwerken, omdat bijvoorbeeld uw gegevens onjuist blijken te zijn of als u een verzoek om verwijdering hebt gedaan. Tegen de verwerking van persoonsgegevens kunt u bezwaar maken. Dan beëindigen wij die verwerking per direct, tenzij er voor Opsin Optics dringende gerechtvaardigde gronden bestaan om niet per direct de verwerking te beëindigen. In dat geval nemen wij zo snel mogelijk contact met u op. Na dit bezwaar stoppen wij ten aanzien van u met direct marketing activiteiten.

Om een beroep op een van de voorgaande rechten te doen, kunt u een mail sturen aan privacy@opsinoptics.be of een brief sturen aan Opsin Optics op het volgende adres: Opsin Optics, t.a.v. Opsin Optics, Xavier De Buestraat 29, 1180 Ukkel. Opsin Optics reageert uiterlijk binnen 4 weken op jouw verzoek, tenzij het een heel uitgebreid verzoek is.

Waar kunt u terecht met vragen of klachten over uw privacy?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u om hierover contact met ons op te nemen via de bovengenoemde contactgegevens. Wij doen onze uiterste best om de klacht zo goed mogelijk op te lossen.

Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. De contactgegevens zijn: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Wij hebben onze privacyverklaring op 2 juni 2025 voor het laatst gewijzigd.

Opsin Optics behoudt zich het recht voor dit Privacy Statement aan te passen. Wij adviseren u dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er veranderingen zijn doorgevoerd.